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体育学院办公室行政工作流程

体育学院办公室行政工作流程

一、主要工作内容:

实行办公设备、公共设施的日常管理和维护; 实行办公用品及日常用品的采购、发放管理; 实行固定资产及低值易耗品的管理; 实行秘书事务、行政日常事务、档案的归档管理; 实行各种费用的控制交纳; 实行后勤管理; 实行上级交办事务等。 具体工作流程 实行办公用品及日常用品的采购、发放管理 月末综合办公室要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,确保帐物相符。 月末盘存(出入库登记)—帐物相符—请购清单(根据盘存情况和实时情况)。

—、主管审批(财务拨款)—采购入库—财务报销—出入库登记。

二、实行固定资产及低值易耗品的管理,对于本院所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。 资产分类(物品分类 仓库分类 部门登记)—台账—出入库登记—每月盘存—账物相符—请购清单(根据盘存情况和实时情况)—主管审批(财务拨款)—采购入库—财务报销 —资产报废 。

三、基础设备、设施维修,办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;并对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态;对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。

四、实行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点,做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。 对往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。

六、文件资料收发、传真管理 各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达。

七、实行各种费用的支付、控制 按时申请各项费用,并将各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。

八、实行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是学院服务地方的关键,办公室门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,在平时的工作中要经常保持与已有关系的单位联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护学院形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合学院利益的调整。

九、实行处理突发事件。学院各种突发事件出现后,办公室在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对学院或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护学院或师生员工的利益,树立好学院的整体形象。

十、服务保障 。办公室要将服务保障列入日常工作中,要加强对工作环境、教室、场地的管理进行监督,收集员工建议,缓解员工情绪,通过有效途径督促条件改善;为师生员工提供较为良好的生活、工作环境,提高保障质量。

十一、日常事务处理 。办公室的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而处理。


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